仕事

働き方改革にペーパーレスは必須 

働き方改革でペーパーレスは必須
こんなお悩みの方にオススメ
  • 残業するなと言いながらなんで紙の書類だらけなの?
  • 全然電子化できてないじゃん

主に残業を減らす取り組みとして働き方改革がありますが、
現状できている企業とできていない企業があります。

  • がっつりAIや電子化を活用して業務効率化をしている企業
  • いまだに昔ながらの方法で手間のかかる方法ばかりしている企業

大手だからと言って電子化ができているわけでもなく、
紙だらけの書類を使用している企業もあります。
(私が今そのにいます)

取り組み自体はしていても、中途半端なAI化のままだと
1人の負担がものすごいのです。

「残業するな」と言いながら紙だらけの現場が当たり前だと思わずに、
違和感を持ちましょう。

1枚たりとも書類をプリントせずに仕事をするのは不可能な職場のほうが多いですが、今では紙の書類を減らす取り組みをすることは普通なのです。

時代はペーパーレスです。
畑は違いますが、私はこのブログ活動で一枚たりとも紙の書類は出しません。
ブログの仕事で紙使うわけないだろと言われたらその通りですが(笑)

では、ペーパーレスの重要性について解説していきましょう。

ハムフロの自己紹介

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働き改革について

 

そもそも働き改革ってなんだ?という方はこちらをどうぞ。
厚生労働省から引用した私の過去記事からひっぱってご紹介します。

2024年より国の政策として残業に上限が設けられるようになりました。

残業するにあたり、これまでの時間外労働時間に条件が追加される形です。

ゴチャゴチャしてて混乱するような内容ですが、参考までに載せておきます。

残業の上限

  • 1年間で720時間まで
  • 時間外労働と休日労働の合計が1か月100時間未満
  • 時間外労働と休日労働の合計が2か月~6か月の平均を80時間以内にする
  • 1か月45時間残業できるのは1年で6回まで
  • 守らないと労働基準法違反で会社に6か月の懲役か360万円の罰金

と管理者にとっては頭の痛くなる条約が追加されます。

若者にとっては残業規制により稼げなくなってしまいますが
うつ病のリスクも減り
プライベートは大事にできるので総合的にうれしい話ではないのでしょうか。

出典:厚生労働省のHPより

建設業に若者がくるためには
建設業に若者がくるためには建設業で若者が少ないのはご存じでしょうか? 若者が少なく高齢者だらけだと、職人不足で工事にならないことも増えてしまうため、 建設業就業者のみならず、依頼する側の役人も困ります。...

働き方改革で何故ペーパーレスが必須?

パソコンを叩くハムスター
表向きは
  • 若手の確保や
  • 残業規制
  • 週休2日

厚生労働省の働き方改革により、仕事漬けの生活からプライベートを大事にできる時代にかわりました。

と言いたいところですが、
果たして実際どうでしょうか?

そんな時代なはずなのに残業100時間以上している企業はありますし、
泊りこみで仕事をしている社員もいます。

そう、働き方改革の残業規制はできてないところはできていないのです。

残業なしで帰らせようとデジタル化が進んでいる中、古い考えの会社は難しいのが現状です。

働き方改革で残業規制あるから
  • ダラダラ残業しないで早く帰れ
  • わからなきゃすぐ質問しろ
  • 無駄な時間作るな
  • 書類は空き時間をつかえ

それもわかるのですが、
いうだけでできれば苦労しません。

会社で仕事効率化ができてないとなかなか厳しいと思います。
いつまでも昔ながらのやり方だと超優等生ぐらいしか付いていけません。

1つとして業務効率化としてペーパーレスによるデジタル化が挙げられます。

ペーパーレスとは紙を使わないデジタルな業務方法です。

1枚たりとも紙を使わないというのは、
ほとんどの企業は不可能ですが、

減らせるモノは減らしていかないと、
仕事は楽になりません。

なんでもかんでも印刷して、
終わったらすぐ捨てる。

よくありませんか?

特に会議や打ち合わせの資料なんて、
終わってから見直す人なんてなかなかいないです。

働き方改革で残業規制あるならば、
1つの業務効率化としてペーパーレスのオススメです。

会議資料で紙を大量印刷は手間

ペーパーレスをしないと資料の準備にものすごい時間がとられます

最近上司命令で資料を大量印刷しましたが、
副業のブログ活動がいっさい紙を使わない仕事なので、大量印刷が苦痛で思わず愚痴ツイートをしてしまいました(笑)

  • 人数分1式を印刷
  • 人数分配る

資料の作成が終わっても、人数が多いと準備が大変なのです。

今の複合機はホチキス止め、Z折り
自動でやってくれるので、
ホチキスで止めるだけで済むなら楽ですが、ないと地獄です。

実際会議の準備で資料を700枚近く印刷したのですが、
プリントの待ち時間長いわ、A4とA3混合してるから複合機で対応できない部分を手動で補うのが大変だわ
残業するなと言われているのにこんなことに手間がかかるのはストレスMAXです(笑)

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会議はモニターでやればいい

会議はペーパーレスでやればいいのです。

よく会社説明会なんかではパワーポイントでプレゼンをするのはよくありますね。

パワーポイントの資料をモニターで映しながらプレゼンするのはいいのですが、
さらに同じ資料が紙で手元に用意されていることもよくあります。

紙いらなくないですか?
そうせ会議終わったら大半の人は捨てます。

自分の仕事に取り掛かりたいので見直しなんてしません。

なので、資料はモニターに映すだけいいのです。

そう、せっかく大量印刷して、準備をしても
終わったら大体もう見られないので、1時間とかで捨てられてしまいます。

ましてや、用意する側なんて自分の会社でプレゼンするわけでなく移動がある場合ですと、
遠くまで大量の資料を持ち運ばなきゃ行けない時なんて地獄です。
しかも雨が降っていたら雨で濡れないのを気にしながら。

令和にもなって何こんなことしてるんだって気持ちになります。

ハムフロ
ハムフロ
ボロクソに愚痴る(笑)

ペーパーレスのメリットについては
後日別記事にてまとめます。

年寄りが上だと難しい

ペーパーレスのやり方わかんない世代です。

いくら電子化、AI化をやれと言われても着いていけない世代なので、できません。

ペーパーレス以外で業務効率化を目指そうとします。

BAD
  • 残業しないよう呼びかけ
  • ノー残業デー施行
  • 人員見直し

声掛けするだけでも、やれる人はやれますが、私のようなポンコツでは限界があります。

ハムフロ
ハムフロ
早く帰れ言われても仕事残りまくりだからできなくない?

で終わります。

職場で何時までも複合機ウイーンウイーンやってばかりいないで、

ペーパーレスに理解があれば、
ペーパーレスの取り組みをしやすい職場なら
年寄りはついていけずに変わらずとも若者は残業時間削減ができるようになります。

業務効率化

ペーパーレスをしていないとなかなか業務効率化は難しいです。

ただ単に業務効率化をして早く帰るようにしろと言われても、
優等生はできますが、私のようなポンコツ派遣社員にはなかなか難しい話です。

オヤジ
オヤジ
いつまでも外(現場)仕事してないで、終わったらとっとと帰ってきなさい
オヤジ
オヤジ
書類作成は日中やる時間を設けなさい

たしかにそうです。
ですが、お客様から呼ばれたら外仕事に出向かないといけない時はありますし、
一日中外仕事の時もあります。

こうなってしまうと戻ってくるのが定時過ぎになるので、
ノー残業で帰るのが不可能なのです。

そういうときに求められるのが、

早く終わらせるスキルよりもそうですが、
早く終わらせる仕組みなのです。

手間のかからない方法を考えろというのも大切ですが、
限界はありますし、工夫が思いつかないとどうにもできません。

なので、作業の手間を省くために、ペーパーレスが必要です。

なにかあるとすぐ紙の書類をプリントして持っていくのではなく
事務所にいながら外にいるお客さんとやり取りできる仕組みがあるだけで、お互い楽です。

こちらは事務所に外に出向く手間、資料を用意する手間が省けますし、
あいてもスキマ時間に自分で資料をダウンロードするだけ。

打ち合わせは直接会って話するのが一番なのはわかりますが、
それにこだわりすぎると残業時間は減らせません。

メールでも、Lineでも使ってリモートでやり取りできる仕組みがあるのであれば使うのです。

会社の面接でもそうです、
わざわざ紙の履歴書を人数分用意しないでPDFデータ渡してZOOMやチームスをすればいいのです。
来てもらう手間も省けますし、電車の遅延も気にしなくていいです。

まとめ

働き方改革のペーパーレスについてまとめ
  • やるのが当たり前
  • 上が理解がないと実現は難しい
  • 手間が省ける
  • 資料は紙を出さない
  • 資源の無駄を減らせる

「この資料は紙じゃないとダメ」だと上から言われたら基本従うしかなくなりますが、
上の許可いらずにペーパーレスを自分の工夫でやっていいところはやってしまいましょう。

残業規制で早く帰るには自分も含めて皆で工夫し合うことが大切です。

1人1人にタブレット端末支給が当たり前の世の中なのに紙の資料ばかりだともったいないです。

ペーパーレスで残業時間減らしましょう。

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ABOUT ME
ハムフロ
社会人ブロガーです。 ハムスターとサウナが好き。 サウナスパ健康アドバイザー取得。 趣味半分×仕事半分で楽しくやってます。 サイト運営、記事作成、イラスト全て一人の完全個人です。 夢は仕事やめてキャンピングカーでサウナ巡りすること。 ※イラストの無断使用は禁止です。 詳しい自己紹介

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