仕事

ペーパーレス化のメリットとデメリット

ペーパーレスについて
こんなお悩みの方にオススメ
  • ペーパーレスの何がいいのかわからん

昔はなんでも紙で書類はだしていたと思いますが、
電子化によるペーパーレスが当たり前となっており、
各会社でも紙を使わない取り組みをする企業は増えています。

ペーパーレスするとこうなる
  • タブレット端末にサイン
  • スマホの診察券
  • 電子書籍
  • 個人情報の一括管理
  • タイムカード
  • 給料明細

色々ありますが、
ペーパーレスへの取り組みが強化されることで、我々の暮らしは随分変わりました。

紙を使わないことは管理もしやすく便利な反面、若者でないとついていけないなどの問題もあります。

老若男女必ずしもペーパレスで生活が楽になるわけではありません。

今回はペーパーレスのメリットとデメリットについてご紹介していきます。

ハムフロの自己紹介
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メリット

残業するハムスター
メリット
  • 荷物が軽くなる
  • 管理しやすい
  • 1部PDFデータがあればいいので、印刷待ちがない
  • ホチキス止めや、A3をZに折り曲げたりする時間がいらない
  • 資源の無駄を省く、環境対策
  • 時代にあったやり方
  • 災害から守る
  • 保管場所がいらない
  • デスクもスッキリ
  • 破いてしまったり、燃えたり、風で飛んで紛失するリスクがない
  • 探す手間が省ける

全部ご紹介するのは大変なので、
ここからピックアップしていきます。

荷物が軽くなる

ペーパーレスならデータなのでどんなに量が多くても重くなりません。

荷物の中に
書籍、資料、メモ帳
紙のだらけだと荷物が重くなって、
移動や管理も大変です。

ペーパーレスができていれば、
どんなに書類があっても持ち物は、
スマホ、タブレット、PCぐらいなので重さは変わりません。

管理しやすい

ペーパーレスならどんなに沢山があっても管理しやすくなります。

書類でも書籍でも電子化されていれば、
端末さえあれば紙の資料が重なってグチャグチャになることもないのでどこに何を置いたのか探す手間が省けます。

管理が大変なのは、ペーパーレスにも言えてることですが、
ペーパーレスは整理が上手にできていれば管理もしやすいです。

紙でしたらいくら上手に小分けしても、
どんどん量が増え、かさばるので、わけわからなくなります。

男性
男性
明細書の管理とかめんどくさいし、格納ボックスも必要になる
ハムフロ
ハムフロ
スマホ一つで読書もメモもできるしね

資源の無駄にならない

ペーパーレスなら紙が破棄されることがなくなります。

紙はどんなに大切なものでもいずれは捨てられる運命です。

従来のやり方だと資源の無駄が発生する
  • 本は本屋で購入
  • 通販はカタログ
  • 資格の勉強は参考書
  • スーパーのチラシ
  • 明細書
  • メモ帳
  • ノート

読み終わった本やノートなんかも書き終わったら捨てることが多いですね。
電子化は電子化で端末からの熱によりCo2の問題も出てきますが、

無駄を省くという点では捨てることがなくなるほうが、気持ち的にもスッキリします。

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デメリット

 
しずむハムスター

デメリット
  • モニターが小さいと字が見えない人が出てくる
  • 電子媒体がないと実現できないため、初期コストがかかる
  • おじさん世代にはきつい話
  • PC破損するとバックアップがなければヤバイ
  • 慣れるまで大変

メリットと同じくいくつかピックアップしてご紹介します。

電子媒体がないと実現できない

ペーパーレスを実現するには端末がないと何もできないのでまずペーパーレスをするとコストがかかります。

職場でしたら会社支給なので何も気にすることないのですが、
自腹で取りそろえるとなると話は別です。

私が実際に電子化したものは

  • お絵描き⇒液晶タブレット 70000円
  • 読書⇒電子書籍Kindle 20000円

です。

仕事

タブレット端末やパソコン
プレゼンするならモニターが必要になります。

理解のない職場でしたら古臭いやり方で紙だらけで何も変わらないです。

逆にペーパーレスに理解があっても中途半端な電子化になりがちで、
結局探り探りの電子化によってペーパーレスを一部だけしたところで労力半端ないです。

BAD
  • 会議資料は人数分分厚いレジュメを揃える
  • 直筆サインを求める職場は紙媒体じゃないといけない
  • 説明するのにいちいち紙を出さなきゃいけない

勉強

元々そろっていれば問題ありませんが
電子メモやパソコン、端末代
勉強するにもお金がかかってしまいます。

  • 実際私は資格の勉強なんかはパソコンでひたすら無料サイトにて過去問解いてました。
  • それで土木2級受かった過去があります。

お絵描き

ペーパーレスをするにはペンタブレットや液晶タブレットを使用する方法があります。

紙にお絵描きをするのもいいですが、
今の時代は漫画家も紙の原稿にペン入れではなく、
液晶タブレットで漫画を描く人もいます。

簡単に言いますと

  • ペンタブレット数千円
  • 液晶タブレット数万円

です。

ちなみに私は液晶タブレットを購入しましたが70000万かかりました。

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読書

読書でペーパレスするには電子書籍があります。

オンライン上で書籍を購入し、端末で本を読むことのできる端末です。
Kindleと呼ばれる電子書籍端末が一般的ですがこの端末は結構お金がかかります。

私は23000円かかりました。

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おじさん世代にはきつい話

私の居る建設業について少しお話します。

昔の建設業は知らないですが、
昔ながらのやり方ばかりだなと思うことがおおいです。

ペーパーレスができてない
  • 平均年齢が55歳の業界
  • デジタル化に対応できない人が多い
  • 直筆サインが必要な書類が多いので結局紙で打ち出ししなければならない
  • 書類の数がえげつない

以下の理由でデジタル化全然ダメじゃんと思うことが多いです

スーパーゼネコンに勤務してみた
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機器の破損

ペーパーレスとして電子化をした際に怖いのが破損です。

例として辞書の話をしましょう。
昔は分厚い辞書を持ってることは当たり前でしたが、今はスマホや電子辞書があります。

辞書をやめて電子辞書にすれば、
ペラペラめくって探す手間も省けますし、
そんなデカくないので持ち運びも楽です。

ですが、私30000円近くで買った電子辞書
踏んづけてしまって壊してしまったことがあります。

ハムフロ
ハムフロ
当時は学生で給料8万のアルバイトでしたので泣きました(笑)

パソコンやスマホなんかも便利すぎる反面、壊れてしまった時には何もできなくなる可能性が高まります。

対策としては
  • 大切なデータはお互いに同期できるツールにバックアップ
  • クラウドで管理
  • 外付けHDDに保存

するのをオススメです。

まとめ

コナンの犯人
ペーパーレス化のメリットデメリットまとめ
  • 管理や保管が楽
  • 荷物が重くならない
  • 破けたり燃えたりする心配がない
  • ゴミ箱に紙をポイしなくて済む
  • おじさん世代には厳しい
  • 初期コストがかかる
  • 端末破損すると何もできなくなる
怪しい男性
怪しい男性
ペーパーレスなんて普通にやってるから

そう声が聞こえてきそうですが、
やってない人や会社はやってないです。

これ、できない人にはできないので、人によりますが、

メリットの多いペーパーレスなので、若い方は積極的にペーパーレスに挑戦していただきたいと思いました。

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働き方改革にペーパーレスは必須 主に残業を減らす取り組みとして働き方改革がありますが、 現状できている企業とできていない企業があります。 取り組み自体はしていても、中途半端なAI化のままだと 1人の負担がものすごいのです。 残業するなと言いながら紙だらけの現場に違和感を持ちましょう。...
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ハムフロ
社会人ブロガーです。 ハムスターとサウナが好き。 サウナスパ健康アドバイザー取得。 趣味半分×仕事半分で楽しくやってます。 サイト運営、記事作成、イラスト全て一人の完全個人です。 夢は仕事やめてキャンピングカーでサウナ巡りすること。 ※イラストの無断使用は禁止です。 詳しい自己紹介

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